发布会的会议活动策划与执行

摘要: 北京点点乐科技服务有限公司专业承办新闻发布会、产品发布会、项目说明会、招商发布会、客户答谢会等...

北京点点乐科技服务有限公司专业承办新闻发布会、产品发布会、项目说明会、招商发布会、客户答谢会等。现在的发布会活动逐步变为明显展台+产品情怀+线上直播流程模式,为了使发布会更有创意、更有逼格、给嘉宾带来惊喜,策划师可谓是绞尽脑计,要想做好一场发布会流程策划方案并不是一件很简单的事情,尤其是创意十足的发布会,今天我们谈谈如何做好一场发布会流程策划方案。


根据我们的活动策划执行经验,承办的发布会分为以下两种类型;

一、新闻发布会(企业重大事件需要对外发声)

新闻发布会也可以被称为“记者招待会”,是企业对外部宣传重大的时候需要借助媒体和记者的力量一种渠道,一般新闻发布会是比较正规、且隆重的,不会有太多的花哨和新闻发布会无关的互动环节出现在新闻发布会当中,要想办好新闻发布会可分为以下几点;


1、确认主题

召开新闻发布会需要一个很好的时机(时间),例如你如果选择在奥运会期间召开新闻发布会肯定是失败的,因为大家以及媒体的眼光都聚焦到奥运上的精彩部分了。还有就是会前需要准备新闻通稿和领导的发言稿,和媒体记者提前通好气。以及新闻发布会的主题确定,一定要简明重点。

2、场地确认

新闻发布会会前准备好之后就需要寻找场地,一般新闻发布会都会在百人以上,而且参会的嘉宾逼格会比较高,所以对场地的要求也会比较高,对场地的规模和配置确认之后一定要要去现场考察,包括特邀嘉宾和舞台的要求。该场地以前承办过哪些高端发布会,可以拿出来借鉴。最后也要看该场地能容纳多少人,是否和自己的参会出席人数一致。具体会场注意事项可分为以下2点:

①:内场(会议容纳人数、投影设备以及音响设备、茶歇价位、背景布置);

②:外场(背景板、门头拱形状等等;)

3、会前准备

活动前一个月就需要确认好参会人数,包括纸质的邀请函,或者线上的H5制作邀请函,如果要高端一点,可以直接使用微信签到,提前收集好参会嘉宾的微信号,当天嘉宾参会时直接扫描二维码即可,新闻发布会会前准备分为以下几点;

①:会场座位席安排 ;

②:活动流程安排;

③:现场工作人员安排;

④:演讲台定制设计,嘉宾发言卡设计;

⑤:话筒台标以及会场指示牌设计;

⑥:物料设计(发布会海报、背景板、展板以及礼品袋等等);

4、新闻发布会流程

通常举办新闻发布会的时间不会太长,基本上控制在1-2个小时之内,上面写到新闻发布会中媒体记者是不可或缺的一部分,因为媒体记者也需要时效热点报道,这也是一种信息流的方式,而且主办方在现场也会给到媒体记者一些礼品,甚至给到车马费,同样正规的发布会也分为以下几个流程;

①:嘉宾签到;

②:分发资料;

③:主持人开场;

④:主办方领导发言;

⑤:媒体提问环节;

以上就是举办新闻发布会要具体的一些条件,尤其是媒体这块很重要,最好提前2-3天和参加的媒体记者再次确认一遍。保证媒体如数到达现场,只要媒体环节没有问题,那么新闻发布会就算是圆满成功了。那接下来就和大家谈谈办好产品发布会需要具备的哪些条件。

二、产品发布会(项目说明会)

产品发布会也可以称为“新品发布会”对外部而言举办产品发布会是企业和客户互动的一种最重要的手段,产品发布会在互联网企业中是最常见的一种发布会,对互联网企业来说尤为重要,因为关系着未来产品的销售,那么产品发布会的流程是什么样子的呢?以及企业如何办好一场完美的产品发布会呢?请接着往下看。

1、活动目的

一般产品发布会举办的目的具备三种要素,公关需要、增强品牌知名度、扩大销售渠道以及销售额,所以举办产品发布会之前请先想好,包括活动的主题。

2、活动时间

一般常规的发布会在1个小时左右,而且产品发布会结束之后会有一个晚宴,以便增加客户与企业之间的进一步关系,也便于嘉宾的参与,晚宴适合安排在会后结束后的30分钟左右进行签到,整个活动时间控制在3个小时以内,发布会占1个小时,晚宴加上节目表演大约占2个小时左右。

3、场地确认

举办产品发布会之前需要先确认场地,同时需要提前到场地进行考察,包括现场的布置量尺和询问茶歇以及相关情况,在这里对场地的要求有以下几点建议;

①:场地最好在地铁周边附近或者再交通发达地带,这样有助于嘉宾的参与;

②:场地需要有一定的知名度和具备承办档期的能力;

③:具备一定的承办各类活动的经验和服务能力;

4、嘉宾邀约和物料准备工作

嘉宾邀约可以使用定向邀约或网络邀约,定向邀约可以直接寄纸质邀请函,如果是网络邀约可以设计制作H5邀请函,同时可以全方位的介绍此次产品发布会的情况,让有意向的参会嘉宾对此会有一个全面的了解。物料准备工作主要是考验细节、物料尺寸以及选料三个方面,小编觉得物料准备工作一定不能马虎,需要多次检查和供应商确认所需的物料是否一致。

5、产品发布会主要流程

①:会场布置

②:嘉宾签到

③:主持人开场白

④:领导致辞

⑤:产品发布启动仪式

⑥:合影留念

⑦:答谢晚宴

⑧:节目表演

⑨:活动结束

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